Для чего используется панель форматирования. Стиль представления данных

Кроме использования вкладки Шрифт в одноименном диалоговом окне, можно использовать и более удобный способ для изменения параметров шрифта. Таким методом является использование кнопок, которые вынесены на ленту в группе Шрифт на Главной вкладке.

С помощью данных кнопок можно легко выполнять такие основные действия по форматированию текста, как:

1. Изменение начертания шрифта. Текст можно сделать курсивным, полужирным, подчеркнутым и даже зачеркнутым.

2. Изменение гарнитуры шрифта. Вот некоторые самые распространенные гарнитуры: Courier New. Times New Roman. Calibri и другие. Последняя установлена по умолчанию в Word 2007.

3. Выбор размера, другими словами, кегля шрифта. Также, имеются специально предназначенные кнопки для удобного и быстрого увеличения размера шрифта на одни пункт (или его уменьшения), которые расположены прямо возле списка изменения размера шрифта.

4. Выбор цвета текста.

5. Выбор цвета выделения текста.

6. Изменение регистра символов. Путем нажатия на кнопку, показанную на картинке ниже, высветится меню, в котором выбирается любой из вариантов изменения регистра символов текста:

6.1. Как в предложениях. Здесь первая буква в начале предложения будет заглавной или прописной (с верхнего регистра). ( .)

6.2. все строчные. При написании текста будет использован нижний регистр.( .)

6.3. ВСЕ ПРОПИСНЫЕ. Соответственно используется верхний регистр при наборе текста. ()

6.4. Начинать С Прописных. В этом случае каждое слово в фрагменте текста будет начинаться с прописной буквы. ()

6.5. иЗМЕНИТЬ РЕГИСТР. В данном случае Все строчные буквы заменятся на прописные, и наоборот.()

7. Установка знаков выше и ниже опорной линии текста, называемых соответственно надстрочные и подстрочные.

8. Быстрое удаление всех параметров форматирования, возвращая их по умолчанию.

ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕНТОВ ФОРМАТИРОВАНИЕ.

Самые распространенные и часто используемые инструменты форматирования абзацев и символов расположены на панели инструментов под названием Форматирование. Она появляется каждый раз на вашем экране при вызове контекстного меню или при выделении фрагмента текста. Она удобна для изменения цвета текста или выделения, кегля, гарнитуры шрифта и т. д.

Данная панель исчезнет с экрана сама, как только вы уберете курсор с ее области. Она не требует дополнительного места на экране и ее легко убрать при ненадобности, что очень удобно.

ФОРМАТИРОВАНИЕ СИМВОЛОВ.

При форматировании одного и того же участка текста легче всего пронаблюдать, как изменяется его внешний вид. Попробуем выполнить упражнение по форматированию символов, используя несколько одинаковых слов.

Напечатаем в Word несколько раз слово Копировать.

Копировать
Копировать
Копировать
Копировать
Копировать

1. Выделяем первое слово, раскрываем список Шрифт, расположенный на панели инструментов Форматирование и выбираем любую гарнитуру, например Arial. Мы видим, что в первом слове изменилась гарнитура шрифта.

2. Выделяем второе слово и нажимаем кнопку Регистр в той же группе Шрифт. Выбираем команду ИЗМЕНИТЬ РЕГИСТР.

Видим, как второе слово также изменилось.

3. Выделяем третье слово и нажимаем комбинацию Ctrl и U. Слово стало подчеркнутым.

4. Выделяем четвертое слово и выбираем кнопку Цвет в группе Шрифт. Придаем слову любой цвет, например синий. Убеждаемся, что цвет в слове изменился.

5. Выделяем последнее слово. В нем будем менять цвет заливки, например на зеленый, нажав соответственно кнопку Цвет выделения текста на панели инструментов Форматирование. Выбираем нужный цвет. Видим, заливка слова стала зеленой. Теперь наш документ будет выглядеть так:

С изменением стиля изменяется сразу несколько параметров строки или абзаца (шрифт, размер и начертание), кроме того, выделенный фрагмент текста становится элементом логической структуры всего документа.

Устанавливает размер шрифта (кегль) для всего текста или его выделенного фрагмента.

Шрифт

Делает доступными все установленные в вашей версии Windows шрифты (гарнитуры); чтобы изменить шрифт фрагмента достаточно выделить его мышкой и выбрать из выпадающего списка нужную гарнитуру.

Кнопки, определяющие начертание шрифта

Полужирное, курсивное (наклонное), подчеркнутое; при определении начертания шрифта вы можете оперировать разными комбинациями этих параметров, получая, например, полужирный курсивный; повторное нажатие кнопки позволяет снять параметр начертания.

Кнопки быстрого форматирования выделенного фрагмента текста

выравнивание по левому краю, по центру, по правому краю и по обоим краям одновременно (по ширине).

Нумерация

Автоматически нумерует абзацы; используется при подготовке списков.

Выставляет перед каждым новым абзацем значок в виде жирной точки.

Уменьшить отступ и Увеличить отступ

Изменение расстояния между границей текстового столбца и краем страницы.

Выделение цветом

Позволяет «закрасить» нужным цветом выделенный фрагмент текста; цвет фона выбирается из палитры, которая открывается при нажатии на стрелку справа от кнопки.

Цвет шрифта

Меняет цвет не фона текста, а самого шрифта

Рис. 22 Маркеры линейки и отступы абзаца.

С помощью бегунков линейки вы можете установить ширину вашего текста и величину вашего текста, и величину абзацного отступа. Нижние бегунки (правый и левый) отвечают за отступ основного текста от границ страницы, а верхний бегунок – за абзацный отступ (рис 22).

«По умолчанию» регулировка параметров страницы с помощью бегунков распространяется только на один абзац – тот, на котором в данную минуту установлен курсор.

Если вы хотите изменить параметры сразу нескольких абзацев или всего текста, нужно выделить необходимый кусок мышкой или командой «Правка / Выделить все» текстового меню.

Границы полей, обозначаемые серыми участками линейки, устанавливаются для всего документа сразу. Для того чтобы расширить или сузить правовое или левое поле, наведите мушку на границу, курсор мышки примет вид горизонтальной двусторонней стрелки.

Теперь можно нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, «потянуть» границу в нужном направлении.

Так же регулируется с помощью вертикальной линейки в левой части экрана размер отступов вверху и внизу страницы.

Создание и открытие документа Word.

Создать новый файл Microsoft Word можно несколькими способами:

· Откройте в проводнике (или с помощью папки «Мой компьютер») папку, в которую вы хотите поместить создаваемый вами документ. Вызовите контекстное меню и выберите пункт «Создать/Документ Microsoft Word». После создания нового документа необходимо дать ему новое имя вместо «Новый документ Microsoft Word» и открыть его для редактирования, щелкнув по значку левой кнопкой мыши.

· Создать документ можно с помощью кнопки «Пуск». Для этого нажмите на «Пуск» левой кнопкой мыши и выберите команду «Создать документ Microsoft Office». Эта команда позволит вам воспользоваться одним из самых удобных сервисов Word шаблонами. Шаблон - это набор типовых документов, с помощью которых можно создать стандартный факс, резюме, записку, отчет и т. д.

При выборе пункта «Создать документ Microsoft Office» меню «Пуск» вы автоматически войдете в библиотеку шаблонов Microsoft Office, которые рассортированы по группам. Сюда включены шаблоны не только Word, но и других программ. Входящих в Microsoft Office 2000 (Excel и PowerPoint). Шаблоны Word отмечены значком «W».

· Запустите редактор Microsoft Word и напечатайте в нем текст. Затем нажмите кнопку «Сохранить», выберете нужную вам папку, присвойте имя файлу и подтвердите сохранение.

Открыть уже имеющийся файл также можно несколькими способами:

· Щелкните по знаку документа в любом файловом менеджере, например в проводнике.

· Запустите Microsoft Word и нажмите кнопку «Открыть на панели инструментов или зайдите в меню «Файл» и выберете команду «Открыть». Этот способ незаменим в тех случаях, если требуется открыть в Word текстовый файл в формате, отличном от *.doc. например файлы с расширением *.txt, гипертекстовые документы *.txt. по умолчанию меню открытия Microsoft Word «видит» только файлы. Имеющие расширение *.dos.

Возможность самостоятельно настроить программу MS Word и вывести необходимые команды в виде кнопок на панели инструментов значительно облегчает пользователю работу с документами. Например , для быстрого форматирования шрифта можно использовать команды увеличения или уменьшения размера символов на один пункт. Обычно это делается с помощью выпадающего меню Размер на панели инструментов Форматирование, где представлены лишь выборочно размеры: 8, 9, 10, 11, 12 и далее идет увеличение только через 2 или 4 пункта. Это лишь один пример команды, который можно "вытащить" на панель инструментов и использовать постоянно в своей работе. Далее выбирать только Вам, какая функция чаще всего встречается в Вашей работе. Итак, сам принцип настройки заключается в следующем: Выполните команду Сервис/Настройка и откроется диалоговое окно (см. Рис.). Рисунок. Диалоговое окно "Настройка" Панели инструментов Закладка Панели инструментов позволяет включить или отключить (установив галочку) практически все доступные команды на панелях инструментов (см. Рис.) Естественно, что пользователь не может охватить такой объем информации и познает все постепенно, да и не все нужны команды для работы в программе Word, но у каждого свое использование программ и поэтому существует следующая закладка Команды в диалоговом окне (см. Рис.).
Рисунок. Настройка/Команды В этом варианте как раз есть возможность "вынести" только те кнопки в панель инструментов, которые Вы используете чаще всего. Для этого выберите Категорию в левой части Закладки , например, Формат , в правой части Закладки находятся Команды . Далее щелкните левой кнопкой мыши по команде Увеличить размер на 1 пт и, удерживая левой кнопкой мыши, "вытащите" команду на панель инструментов Форматирование . Те же действия проделать с другими командами-кнопками (см. Рис.).
Рисунок. Настройка команд-кнопок на панель инструментов При закрытии документа настройка команд-кнопок сохраняется. Если Вам не нужны эти команды то можно легко их удалить с панелей инструментов обратным способом, т.е. откройте диалоговое окно Настройка/Команды и "стащите" с панели инструментов ненужные кнопки. Третья закладка Параметры в диалоговом окне Настройка вполне доступна для изучения пользователю самостоятельно и позволяет установить дополнительные возможности при работе с Меню и значками (см. Рис.).
Рисунок. Настройка/Параметры Кнопка Клавиатура на всех закладках позволяет выполнить назначение горячих клавиш,

Шаблоны в MS Word: письма, резюме, календари и др.

Шаблоны Word - это файлы, содержащие стили, структуру, параметры страниц и др., на основе которых можно создавать новые документы.

Шаблоны MS Word уже заложены по умолчанию в программе и среди них есть, например, записки, отчеты, письма и факсы, публикации. Причем каждый раздел включает в себя еще варианты оформления (изысканное письмо, современный факс и др.или иначе сказать, форматирования документа.

Обтекания текстом изображения; обрезания ненужных краёв изображения в MS Word. Изменение яркости, контрастности, преобразование цветного изображения в изображение с оттенками серых цветов.

При выделении рисунка на экране появляется панель инструмен­тов Настройка изображения , которую можно использовать для обрезки изображения, добавления границ, а также регулирования яркости и контрастности. Цветовые форматы

Инструмент Изображение позволяет ус­тановить графический формат для выделенного рисунка

Имеется четыре варианта выбора:

 Авто - автоматически подбирает формат изображения, оставляя оригинальные цвета рисунка;

 Оттенки серого - преобразует рисунок в черно-белый и заменяет каждый цвет определенным оттенком серого;

 Черно-белое - преобразует выделенный рисунок в чисто черно-белое изображение; этот режим часто используется для выделения линий;

 Подложка - преобразует рисунок в светлое, малоконтра­стное изображение, которое может быть использовано в качестве фона для текста и фигур.

Обтекание рисунка текстом

Существует несколько вариан­тов взаимного расположения текста и графического объекта. Их можно выбрать либо через команду меню Формат / Рисунок (Автофигура) / Положение , либо непосредственно в панели Настройка изобра­жения , где есть команда Обтекание текстом , которая имеет следующие подпункты:

Вокруг рамки - обтекание выделенного объекта текстом по границе, охватывающей объект квадратной рамки;

 По контуру - обтекание выделенного объекта текстом по периметру;

 За текстом - выделенный объект помещается под текстом;

 Перед текстом - выделенный объект помещается поверх текста;

 Сверху и снизу - обтекание выделенного объекта текстом сверху и снизу, но не слева и справа;

 Сквозное - обтекание выделенного объекта текстом по пе­риметру, а также изнутри.

В панели Настройка изображения также имеется специальная команда Изменить контур обтекания , позволяющая изменить кон­тур, по которому текст обтекает рисунок.

Построение в MS Word: таблиц, графиков или диаграмм.

Вставка-диаграмма(таблица или график) Перед нами откроется окошко, где и нужно будет выбрать параметры, а затем и построить диаграмму.

Вставка-таблица-вставить. В верхней части этого окошка нужно напечатать, сколько столбцов и строк должно быть в нашей таблице. А в программе Word современной версии (2007-2010) следует также нажать на вкладку «Вставка» вверху, а потом щелкнуть по надписи «Таблица». Из списка выбрать пункт «Нарисовать таблицу».

Кроме обычных таблиц, в программе Word можно вставить таблицу Excel. Это тип таблиц, в котором можно не только ввести нужные значения, но еще и «посчитать» (сложить, умножить, вычислить процент и т.д). В программе Microsoft Word современных версий (2007-2010) для того, чтобы вставить таблицу Excel, нужно – опять же – нажать на закладку «Вставка», затем – на надпись «Таблица». Из списка выбрать пункт «Таблица Excel. В программе Microsoft Excel современных версий (2007-2010) есть еще одна разновидность таблиц – «Экспресс таблицы». Это набор уже готовых таблиц с оформлением, которые можно вставить в документ и отредактировать – поменять цифры и значения, добавить или удалить строки и столбцы. Также в программе Word 2007-2010 есть возможность быстро вставить таблицу. Для этого необходимо зайти во «Вставку», нажать на надпись «Таблица» и воспользоваться верхней частью появившегося окошка.

Изменение стилей, применение стили абзацев и знаков в документе MS Word.

Стиль - это набор параметров форматирования, который применяют к тексту документа, чтобы быстро изменить его внешний вид. Стили позволяют применить одновременно всю группу атрибутов форматирования к тексту документа. Существует три типа стилей: стиль символа, стиль абзаца, стиль таблицы. Итак, после того как документ автоматически отформатирован, можно воспользоваться библиотекой стилей и назначить требуемый стиль документу и его абзацам. Над стилями абзацев и символов можно выполнить следующие операции:

 применить другие стили (наложение стилей - один стиль накладывается на другой и заменяет его) к абзацам или символам;

 изменить (внести изменения в существующий стиль) стили;

 создать новые стили;

 копировать стили в шаблон.

Панель инструментов Форматирование

На этой панели находятся кнопки, которые помогут вам в оформлении ваших рабочих листов.

	Это открывающийся список, с помощью которого Вы можете назначить тип шрифта для ячейки или выделенного текста.
	Кнопки этой группы используются для назначения стиля текста: полужирный, курсив, с подчеркиванием.
	С помощью этих кнопок вы можете выровнять текст в ячейках: по левой границе ячейки, по центру и по правой границе ячейки. Последняя кнопка предназначена для выравнивания текста по центру выделенной области из нескольких ячеек.
	С помощью кнопок этой группы вы сможете быстро задавать форматы чисел в ячейках рабочей таблицы. Первая кнопка служит для назначения формата валют, вторая - формата процентов. С помощью третей кнопки вы можете установить разделение тысяч в формате числа пробелом. Четвертая и пятая кнопка регулируют число выводимых знаков после запятой, причем каждое нажатие соответственно уменьшает или увеличивает число знаков после запятой на единицу

4. Строка формул – отображает адрес текущей ячейки и ее содержимое.

5. Координатная строка – содержит имена столбцов.

6. Рабочее поле – таблица, состоящая из ячеек.

7. Горизонтальная и вертикальная линейки прокрутки – для передвижения по таблице. Ярлыки рабочих листов для выбора активного листа.

8. Строка состояния – в левом углу указываются режимы работы (Готов – первоначальное состояние системы. Ввод – режим ввода. Правка – режим редактирования и т.п.). В правом углу – индикаторы некоторых включенных клавиш (CapsLock, NamLock…). Также в строке состояния выводится информация о выполняемой команде.

Ввод и редактирование данных

Любая обработка информации начинается с ее ввода в память компьютера. Основным объектом в Excel для хранения и обработки данных является ячейка, в которую можно вводить числа, текст, даты, время, последовательные ряды данных и формулы.

Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. Закончить ввод модно нажав клавишу Enter, щелкнуть мышью в другой ячейке или щелкнуть мышью по кнопке ввода в строке формул (зеленая галочка) .

Если информация уже введена в ячейку, и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, достаточно дважды нажать мышью на нужной ячейке или нажать клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом активируется режим ввода и можно внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.

Восстановить содержимое ячейки, не выходя из режима ввода можно нажав CTRL+Z или ESC.

Для ввода процентов после числа набирается символ %. Если вводимое число является денежным значением, то в конце набирается р. (рубли). Долларовая константа вводится в виде $100.

Если вводимая числовая константа не входит в ячейку по ширине, то она отображается на экране в виде ####. В этом случае ширину столбца необходимо увеличить.

Функции работы с ячейкой.

1. Копировать, вырезать, вставить – это передвижение содержимого ячейки или блока ячеек рабочего листа, т.е. изменение содержимого ячеек. Копирование означает, что содержимое остается на старом месте и повторяется в новом; вырезать – на старом месте вырезается и вставляется в новое место.

Выполнить эти действия можно следующими способами:

Командой меню Правка

Кнопками пиктографического меню

Контекстно-зависимым меню

Посредством мыши

Комбинацией клавиш (Ctrl+X – вырезать; Ctrl+C - копировать; Ctrl+V – вставить)

Порядок действия с помощью пиктографического меню:

ü Выделить ячейку или блок ячеек, содержимое которых необходимо вырезать или скопировать

ü Щелкнуть по кнопке Вырезать или Скопировать на стандартной панели инструментов, при этом содержимое переносится в буфер обмена

ü Перейти в ячейку, в которую перемещается или копируется сохраненная в буфере информация, щелкнуть по кнопке Вставить на панели инструментов.

При использовании команды меню Правка или контекстно-зависимого меню действия выполняются аналогично, только вместо кнопок выбираются соответствующие опции –Вырезать, Копировать, Вставить.

Рассмотренные действия можно изобразить в виде следующей схемы:

2. Очистить содержимое – с помощью этой команды удаляется только содержимое ячеек, а не сама ячейка. Предварительно выделив удаляемые данные, выполняем команду Очистить в меню Правка или в контекстно-зависимом меню или нажимаем клавишу Delete.

1. Специальная вставка.

Рассмотренные выше способы копирования или переноса позволяют копировать или переносить полную информацию о ячейке. Специальная вставка служит для копирования в новое место только части информации о ячейке, а именно:

· Значение

· Формулу

· Формат ячейки

Так, например , если исходная ячейка (блок ячеек) имеет цветной фон и двойную рамку, а необходимо перенести только формулу, то нужно воспользоваться этой командой. Она находится в меню Правка или в контекстно-зависимом меню.

1. Вставить, удалить.

Эти команды вставляют или удаляют элементы таблицы – ячейки, стоки, столбцы, блок ячеек в любом месте, т.е. изменяют структуру таблицы. Выполняются двумя способами.