Вставить строку в эксель горячие клавиши. Горячие клавиши в эксель. ALT: отобразит подсказки клавиш на ленте

Горячие сочетания клавиш – это чуть ли не первое, что следует выучить при работе в определенной программе, они помогут существенно сэкономить время.

Одни , т.к. могут использоваться в различных приложениях, например, сочетание для выделения всего (текста в MS Word, данных в MS Excel или файлов в проводнике) «Ctrl+A», найти приложение где оно не будет работать достаточно проблематично, другие сочетания насколько замысловаты и специфичны, что запоминание их лишено всякого смысла, например, окно вызова перечня стилей в MS Word «Alt+Ctrl+Shift+S» вряд ли имеет смысл запоминать. Однако есть такие сочетания, которые, с одной стороны очень просты и удобны в работе, а с другой, как ни странно, малоизвестны.

Можно начать вводить формулу суммы, можно воспользоваться значком суммы на ленте, а можно просто нажать «ALT+=».

Сочетание 2 и 3. Как выделить столбец или строку в Excel.

Все знают сочетание клавиш для выделения всего листа в Excel «Ctrl+A», это сочетание работает и во многих других приложениях, но в Excel можно выделить только столбец или только строку.

Горячее сочетание для выделения всего столбца «Ctrl+пробел» , а если надо быстро выделить строку, то следует воспользоваться сочетанием «Shift+пробел» . Если выделить строку, а затем сразу, не снимая выделение, выделить столбец, то получится некий аналог Ctrl+A. Выделить строку или столбец можно и с помощью мышки, просто кликнув по названию колонки/столбца, но с горячим сочетанием клавиш получается быстрее.

Сочетание 4 и 5. Как скрыть столбец или строку в MS Excel.

Вряд ли будет большой тайной возможность скрыть столбце с помощью контекстного меню, но если воспользоваться сочетанием «Ctrl+0» получится быстрее, а «Ctrl+9» скрывает строку из листа Excel.

Сочетание 6. Как удалить строку или столбец в MS Excel.

Если нужно не просто скрыть, а удалить строку или столбец, с помощью сочетания «Ctrl+-« это получится сделать максимально быстро.

Сочетание 7 и 8. Как добавить текущую дату/время в ячейку.

В отличие от предыдущих, достаточно специфичное горячее сочетание. Но самый быстрый способ вставить текущую дату в ячейку — «Ctrl+;» , а если добавить в данное сочетание клавишу Shift, то вставиться текущее время — «Ctrl+Shift+;» .

Сочетание 9. Как показать формулы вместо вычислений.

В сложных вычислениях бывает удобно смотреть не на результат вычислений формулы, а на саму формулу. Отобразить формулы в вычислениях можно и через меню, но с сочетанием «Ctrl+`» (тильда) это получится сделать на порядок быстрее.

Сочетание 10. Как начать редактировать данные в ячейке MS Excel.

Данные в ячейке можно начать редактировать просто щелкнув по самой ячейке или поставив курсор в строку формул, но клавиша «F2» позволит не отвлекаться чтобы дотянуться до мышки. Сначала может показаться что абсолютно не существенно, какой из способов использовать, однако, для пользователей, которые постоянно работают в Excel клавиша F2 должна запоминаться чуть ли не первой.

Горячие клавиши – это функция, которая с помощью набора на клавиатуре определенного сочетания клавиш, предлагает быстрый доступ к некоторым возможностям операционной системы, или отдельной программы. Этот инструмент имеется и у приложения Microsoft Excel. Давайте выясним, какие имеются горячие клавиши в приложении Excel, и что с их помощью можно делать.

Прежде всего, следует заметить, что в представляемом ниже списке горячих клавиш, однократный знак «+» будет служить в качестве символа, который обозначает сочетание клавиш. В случае, если будет указан знак «++» — это означает, что на клавиатуре нужно нажать клавишу «+» вместе с другой клавишей, которая указана. Наименование функциональных клавиш указывается так, как они именуются на клавиатуре: F1, F2, F3, и т.д.

Также, следует сказать, что первыми нужно нажимать служебные клавиши. К ним относятся Shift, Ctrl и Alt. А уже после, удерживая эти клавиши, жать на функциональные клавиши, кнопки с буквами, цифрами, и другими символами.

Генеральные настройки

К генеральным инструментам управления Microsoft, относятся базовые возможности программы: открытие, сохранение, создание файла, и т.д. Горячие клавиши, которые предоставляют доступ к данным функциям следующие:

• Ctrl+N – создание файла;
• Ctrl+S – сохранение книги;
• F12 – выбор формата и места расположения книги для сохранения;
• Ctrl+O – открытие новой книги;
• Ctrl+F4 – закрытие книги;
• Ctrl+P – предпросмотр печати;
• Ctrl+A – выделить весь лист.

Клавиши навигации

Для навигации по листу или книге тоже существуют свои горячие клавиши.

• Ctrl + F6 – передвижение между несколькими книгами, которые открыты;
• Tab – передвижение к следующей ячейке;
• Shift + Tab – передвижение к предыдущей ячейке;
• Page Up – передвижение вверх на размер монитора;
• Page Down – передвижение вниз на размер монитора;
• Ctrl + Page Up – передвижение к предыдущему листу;
• Ctrl + Page Down – передвижение к следующему листу;
• Ctrl + End – передвижение на последнюю ячейку;
• Ctrl + Home – передвижение на первую ячейку.

Горячие клавиши для вычислительной деятельности

Программа Microsoft Excel используется не только для простого построения таблиц, но и для вычислительных действий в них, путем ввода формул. Для быстрого доступа к этим действиям существуют соответствующие горячие клавиши.

• Alt+= — активация автосуммы;
• Ctrl+~ — отображение результатов вычисления в ячейках;
• F9 – пересчет всех формул в файле;
• Shift+F9 – пересчет формул на активном листе;
• Shift+F3 – вызов Мастера функций.

Редактирование данных

Горячие клавиши, предназначенные для редактирования данных, позволяют быстрее заполнять таблицу информацией.

• F2 – режим редактирования отмеченной ячейки;
• Ctrl++ — добавление столбцов или строк;
• Ctrl+- — удаление выбранных столбцов или строк на листе таблицы Microsoft Excel;
• Ctrl+Delete – удаление выделенного текста;
• Ctrl+H – окно «Поиск/Замена»;
• Ctrl+Z – отмена действия, выполненного последним;
• Ctrl+Alt+V – особая вставка.

Форматирование

Одним из важных элементов оформления таблиц и диапазонов ячеек является форматирование. Кроме того, форматирование влияет также на вычислительные процессы в приложении Excel.

• Ctrl+Shift+% — включение формата процентов;
• Ctrl+Shift+$ — формат денежного выражения;
• Ctrl+Shift+# — формат даты;
• Ctrl+Shift+! – формат чисел;
• Ctrl+Shift+~ — общий формат;
• Ctrl+1 – активация окна форматирования ячеек.

Другие горячие клавиши

Кроме горячих клавиш, которые были указаны в вышеперечисленных группах, в приложении Excel есть в наличии такие важные сочетания кнопок на клавиатуре для вызова функций:

• Alt+’ – выбор стиля оформления;
• F11 – создание диаграммы на новом листе;
• Shift+F2 – изменение комментария в ячейке;
• F7 – проверка текста на ошибки.

Конечно, выше были представлены далеко не все варианты использования горячих клавиш в программы Microsoft Excel. Тем не менее, мы обратили внимание на самые популярные, полезные, и востребованные из них. Безусловно, использование горячих клавиш способно значительно упростить и ускорить работу в программе Microsoft Excel.

При помощи горячих клавиш пользователям намного проще работать за компьютером, ведь в таком случае можно несколько действий заменить одним. Особую важность данная возможность представляет для офисной программы Microsoft Excel. Она предназначена для облегчения работы с массивами различных данных.

Предлагается ознакомиться с наиболее популярными сочетаниями клавиш, используемыми в разных версиях приложения. Стоит отметить, что в Excel 2003 не существует комбинаций, предназначенных для работы с панелью быстрого доступа. Такая возможность предложена, начиная с версии Excel 2007.

Самые востребованные горячие клавиши

При помощи нажатия представленных комбинаций осуществляются основные команды. Когда ведется , символ «+» применяется для указания единовременного нажатия кнопок, которые расположены справа и слева от данного знака. В круглых скобках можно увидеть комбинации клавиш. Существует возможность одновременно зажать одну, две, три и более кнопки на клавиатуре.

Как правило, служебными клавишами являются:

— Ctrl;
— Shift;
— Alt.

Их необходимо нажимать в первую очередь. Затем, удерживая кнопки, используются другие горячие клавиши, входящих в состав таких комбинаций. Чтобы создать новый файл, следует нажать (Ctrl + N). При осуществлении перехода в меню либо открытия файла применяются (Ctrl + O). Сохранить данные можно при помощи (Ctrl + S). Для выполнения команды «Сохранить как» задействована (F12).

Чтобы распечатать документ используется (Ctrl + P). Если необходимо закрыть файл, необходимо нажать (Ctrl + F4). Действия отменить и повторить выполняются сочетанием клавиш (Ctrl + Z) и (Ctrl + Y) соответственно. Чтобы начать создание формулы, нужно нажать (=). Для закрытия файла предназначена комбинация (Alt + F4). При добавлении столбца применяется (Ctrl + Shift + кнопка со знаком плюс). Чтобы вставить новый лист, необходимо нажать (Shift + F11). Для вызова диалога создания таблицы следует кликнуть (Ctrl + L). При нажатии (Alt + Enter) сворачивается текст в ячейке.

Операции навигации При осуществлении переходов используются такие горячие клавиши:

Открыть окно «Перейти» – (Ctrl + G);
перейти к ячейке справа – (Tab);
перейти к ячейке слева – (Shift + Tab);
перейти вверх на один экран – (PageUp);
перейти вниз на один экран – (PageDown);
перейти на следующий лист – (Ctrl + PageDown);
перейти на предыдущий лист – (Ctrl + PageUp);

Для области данных применяются следующие комбинации клавиш:

К начальной ячейке – (Ctrl + Home);
к завершающей ячейке – (Ctrl + End);
в сторону стрелки к первой ячейке – (Ctrl + Стрелка).

Чтобы переместиться между листами открытой книги используется (Ctrl + F6).

Форматирование текста и ячейки

Ниже представлены горячие клавиши, которые задействованы для форматирования текста в определенной ячейке или области ячеек. В данных комбинациях применяется кнопка Ctrl совместно с другими клавишами, которые указанные в подразделе в скобках.

Таким образом, используются такие обозначения:

1. Шрифт:
— полужирный – (B);
— подчеркнутый – (U);
— курсив – (3);
— зачеркнутый – (5).
2. Меню:
— смена шрифта – (Shift + F);
— размера шрифта – (Shift + P).
3. Применить начертание границ – (Shift + 7).
4. Удалить все границы – (Shift + Подчеркивание).
5. Вызвать меню:
— форматирования ячеек – (1);
— выбора шрифта – (Shift + F);
— выбора размера шрифта – (Shift + P).
6. Установить формат:
— процентный – (Shift + 5);
— числовой – (Shift + 1);
— времени – (Alt + 2);
— даты – (Alt + 3);
— денежный – (Alt + 4);
— валютный – (Shift + 4);
— общий (для удаления форматирования) – (Shift + #).

Выделение и редактирование текста

Чтобы выделить весь лист, необходимо нажать (Ctrl + A). Для указания полной строки следует использовать (Shift + Пробел). При выделении всего столбца применяется (Ctrl + Пробел). Чтобы обозначить массив ячеек в сторону стрелки нужно задействовать (Shift + Стрелка), массив ячеек, который включает все данные листа книги – (Ctrl + Shift + 8).

Что качается редактирования текста, используются следующие команды:

Вырезать выделенный текст – (Ctrl + X);
копировать выделенный текст – (Ctrl + C);
вставить из буфера – (Ctrl + V);
удалить символ от курсора справа − (Delete);
удалить символ от курсора слева – (Backspace);
изменить активную ячейку – (F2);
удалить текущее значения и изменить активную ячейку – (знак Пробела).

Другие горячие клавиши

Чтобы открыть окно поиска текста, необходимо нажать (Ctrl + F). Для замены текста предлагается использовать (Ctrl + H). При выборе стиля предусмотрена комбинация (Alt + ‘). Чтобы создать диаграмму в автоматическом режиме на новом листе следует кликнуть по (F11). Для изменения комментария к ячейке предусмотрены клавиши (Shift + F2). Осуществить вычисление AutoSum указанных ячеек в столбце можно при помощи (Alt + =). Также стоит поговорить о том, как предлагается в Excel объединять ячейки. В этом случае горячие клавиши не используются. Правда, имеются некоторые секреты, позволяющие облегчить данную задачу.

Алгоритм действий

При объединении ячейки в программе Excel у пользователей зачастую возникают определенные сложности. Это связано с тем, что при такой операции пропадают данные во всех ячейках объединяемой области. Исключение составляет самая верхняя левая. В первую очередь следует выделить область ячеек, которая подлежащих объединению. Затем необходимо кликнуть правой клавишей мыши на участке выделения. Когда откроется меню, нужно выбрать пункт «Формат ячеек…». В результате появляется окошко, где необходимо выбрать вкладку «Выравнивание». Кроме того, стоит поставить отметку около пункта «объединение ячеек».

Чтобы выполнить данную операцию, горячие клавиши не предусмотрены. Объединить ячейки легко при помощи специальной кнопки «Объединить и поместить в центре», размещенной в меню «Главная». При отсутствии необходимости расположения данных в центре, нужно нажать на метку справа от кнопки. При выпадении меню следует выбрать требуемый пункт. Желательно установить такую кнопку на панели быстрого доступа, если планируется часто использовать данную операцию. Чтобы сохранить информацию из других ячеек объединяемого участка, за исключением левой верхней, нужно перенести содержимое в другое место. Также можно добавить данные в эту ячейку, используя команду «Копировать» и «Вставить».

Вставка строки при помощи горячих клавиш

У пользователей, работающих с программой Excel, зачастую появляется необходимость вставить строку в рабочий лист. Для этого используются горячие клавиши Ctrl и знак плюс. Стоит отметить, что данная операция предусматривает выделение строки, над которой требуется вставить новую. Сделать это можно при помощи комбинацией горячих клавиш (Shift + Пробел). Также такое действие выполняется нажатием левой кнопки мыши на участке номера слева соответствующей строчки. Курсор при этом должен принять форму стрелки.

Если строку не выделить, то нажатие (Ctrl + знак плюс) открывает меню «Добавление ячеек», где предлагается выбрать, что нужно вставить:

— ячейки со сдвигом вниз либо вправо;
— строку;
— столбец.

Удалить строку можно при помощи (Ctrl + знак минус). Сначала ее необходимо выделить, затем нужно нажать это сочетание клавиш. Если кликнуть по кнопке Alt, на панели меню открываются подсказки горячих клавиш, которые соответствуют определенным разделам.

Специальная вставка в Excel

Зачастую у пользователей появляется необходимость вставить в ячейку только значения или формулы. Чтобы выполнить данные операции, предусмотрена опция «специальная вставка». Для осуществления вставки ячейки используются горячие клавиши (Ctrl + Alt + V). При их нажатии открывается окно диалога «Специальная вставка». Если предварительно не совершить копирование или вырезание требуемого объекта, оно будет не доступно. В окне необходимо выбрать определенный пункт:

— формулы;
— форматы;
— значение и прочее.

Варианты для этого будут предложены пользователю.

Воспользовавшись данной статьей, можно без труда использовать горячие клавиши. Чтобы понять, ими руководить, представлена полная информация, изложенная выше. Как можно догадаться, в статье описаны далеко не весь перечень комбинаций. На самом деле, их гораздо больше. Однако эти комбинации являются основными. Они используются для выполнения часто применяемых команд.

Горячие клавиши Excel способствуют более эффективной работе с программой.

Табличный процессор Excel сочетает в себе массу функций и возможностей для работы даже с самыми сложными таблицами и документами.

Наличие горячих клавиш облегчает работу пользователей. Им не приходится отвлекаться на нажатие кнопки на панели инструментов.

К сожалению, небольшое количество юзеров осведомлены со всеми возможностями программы, в частности, и с самыми популярными сочетаниями на клавиатуре.

Вычисление

Создаете вы сложный отчет или простую таблицу в программе , функции вычисления одинаково необходимы в обоих случаях.

С помощью горячих функций можно проводить все расчеты в несколько раз быстрее и эффективнее.

Прописав любую формулу , пользователь самостоятельно определяет порядок действий, которые будут произведены над ячейкой.

Операторы – это символьные или условные обозначения действий, которые будут выполнены в ячейке.

Список горячих клавиш и операторов, которые они вызывают:

Редактирование

С помощью горячих клавиш редактирования можно легко заполнить данными таблицу. Заполнить диапазон и редактировать ячейку можно, не отрываясь от работы с клавиатурой:

Форматирование

Форматирование данных с помощью горячих клавиш позволяет без вызова дополнительного меню настроить формат каждой ячейки для проведения дальнейших расчетов.

Ввод данных

Быстрые сочетания клавиш для ввода данных сэкономят время, ведь нет необходимости постоянно переключатся между ячейками вручную и выделять текст.

Навигация и выделение

Горячие клавиши навигации помогут быстрее сориентироваться в положении всех элементов на листе и эффективнее получать доступ к каждому из них.

Работа с файлами

С помощью всего нескольких комбинаций клавиш можно открыть, сохранить или создать файл.

Используйте горячую клавишу сохранения периодически, чтобы не потерять данные документа в случае сбоя в программе.

Также вам могут быть интересны такие статьи:

Разное

Данные комбинации горячих клавиш позволяют создать дополнительные режимы работы с таблицами и другие функции, необходимые для быстрой работы в программе.

Также пользователи табличного процессора могут использовать горячие клавиши для функции поиска. Поиск в экселе стилизован под специальную клавишу на главной панели инструментов.

Окно поиска с последующей заменой поможет сократить время на редактирование документа.

Вызвать меню поиска можно с помощью сочетания горячих клавиш CTRL +F , как и в других программах пакета MS Office. Таки образом используется только клавиатура.

Чтобы найти или заменить элементы, следуйте инструкции:

• Нажмите CTRL +F или меню поиска на панели инструментов;
• В открывшемся перейдите на вкладку поиска, если вам просто нужно найти объект или на вкладку «найти-заменить», если необходимо осуществить поиск в документе с последующей заменой найденных данных;

• С помощью дополнительных функций можно указать особые параметры поиска, к примеру, формат ячеек, место и область поиска;
• После того, как ячейка с исходными данными была найдена, кликните на клавишу заменить.

12 способов для ускорения работы в Microsoft Excell

№1. Копирование элементов

Чтобы не копировать вручную одну и ту же формулу в каждую ячейку одного столбца, просто поднесите к первой ячейке указатель и два раза нажмите на черный крестик, как показано на рисунке.

№2. Автоматическое определение необходимой ширины каждого столбца

Чтобы настроить правильную ширину столбика, щелкните два раза мышью на границе одного из них.

№3. Быстрое создание выпадающего списка в одной из ячеек

Чтобы быстро создать такой список, следуйте инструкции:

1. Выберите область ячеек или одну ячейку;
2. На панели инструментов выберите вкладку Данные и в поле проверки выберите «Тип данных» и затем создайте список;
3. В диалоговом окне укажите координату ячейки, в которой будет расположен список.

№4. Копирование элементов с сохранением форматирования

Совет! Чтобы не настраивать форматирование после каждого копирования, в параметрах заполнения выберите пункт, который заполняет форматированием только появившееся значение, как показано на рисунке.

№5. Моментальный переход на новый лист документа

Быстро перемещаться между листами можно, щелкнув правой кнопкой мышки по оглавлению книги (левый нижний угол рабочего окна).

№6. Создание умной таблицы

Обычный список в таблице можно превратить в умную таблицу с помощью сочетания горячих клавиш CTRL +L .

Таким образом будет подключен фильтр и автоматическая настройка всех входящих данных в таблицу (выравнивание по размеру).

№7. Моментальное добавление информации на диаграмму

Чтобы не вписывать раз за разом в диаграмму координаты ячеек, можно поступить следующим образом: выделите все необходимые ячейки и перетащите их на диаграмму.

Работа с горячими клавишами дает пользователю MS Excel огромное преимущество. И это вполне объяснимо. Ведь для вызова той или иной функции всегда приходится обращаться к многоуровневому меню или сложной панели инструментов. На раскрытие пунктов этого меню и поиск нужной иконки уходит какое-то время. А если это делать постоянно, потери будут впечатляющими. Другое дело — комбинация клавиш. Чтобы выполнить любое действие вам не придется ничего искать, раскрывать и выбирать. Одно нажатие на клавиатуре — и результат готов.

Это едва ли не самая распространенная группа горячих клавиш, поскольку используется она при формировании табличного документа. Я предлагаю ограничиться теми вариантами, которые показаны в табл. 1. В таблице три колонки, где указана сама комбинация, что она означает и как можно выполнить те же действия через меню и ленты MS Excel 2010. Наиболее интересные (с моей точки зрения) варианты я выделил в колонке « Комбинация клавиш » полужирным начертанием.

Таблица 1

Пример 1 . Работу с некоторыми из предложенных комбинаций я покажу на примере отчета о продажах, фрагмент которого показан на рис. 1. Наша задача: заполнить формулами колонку « Сумма », сгруппировать строки с товарами одной группы (принтеры, многофункциональные устройства и сканеры), добавить комментарий к ячейке « A2 ». Делаем так.

F3 ».

2. Вводим формулу « =D3*E3 » (цена умножить на количество).

3. Удерживая клавишу « Shift », выделяем блок « F3:F12 ».

4. Нажимаем « Ctrl+D », Excel заполнит блок формулами.

5. Аналогично заполняем блоки « F14:F18 » и « F20:F24 ».

6. Выделяем строки « 3-12 » на рабочем листе.

7. Нажимаем « Alt+Shift+→ ». Excel сгруппирует выделенные строки, а слева от основной части рабочего листа появится объединяющая скобка.

8. Через комбинацию « Alt+Shift+→ » объединяем строки « 14:18 », а затем — « 20:24 ».

9. Становимся на ячейку « A2 ».

10. Нажимаем « Shift+F2 ». Справа возле ячейки откроется окно для текста примечания.

11. В этом окне вводим поясняющий текст. Например, такой: « Чтобы показать перечень товаров в группе, нажмите символ "+" ».

13. Последовательно щелкаем на значке с изображением символа « - » (сворачиваем строки с группировкой). Окончательный результат нашей работы показан на рис. 2. Таблица заполнена формулами, к ней применена группировка строк по типам товаров, а в первой строке группировки виден значок примечания. Как видите, с использованием горячих клавиш получить такой результат намного быстрее, чем пользоваться меню и лентами инструментов.

Пример 2. Чтобы поработать с горячими клавишами для форматирования документа, я предлагаю в документе на рис. 2 создать внешние границы, присвоить числовой формат ячейкам с ценами и суммой, заголовки таблицы выделить полужирным шрифтом. Делаем так.

1. Открываем документ, выделяем всю таблицу (блок « A1:F24 »).

2. Нажимаем « Ctrl+Shift+& ». Вокруг таблицы появится внешняя граница.

3. Удерживая клавишу « Ctrl », выделяем блоки « D3:D24 », « F3:F24 ».

4. Нажимаем « Ctrl+Shift+! » — выделенные ячейки будут отформатированы в числовом формате с двумя знаками после запятой.

5. Выделяем заголовок таблицы (блок « A1:F1 »).

6. Нажимаем « Ctrl+B »
(в русской раскладке это будет комбинация « Ctrl+И »). Заголовки таблицы получат полужирное начертание. Результат нашей работы показан на рис. 3.

От приемов перемещения по листу и рабочей книге Excel во многом зависит скорость работы с большими документами. В табл. 3 приведены комбинации горячих клавиш, которые позволят решить такую задачу, причем самым эффективным способом.

Таблица 3

Пример 3 . В этом примере мы сделаем такие действия. Вначале выделим всю таблицу. Затем отформатируем выделенные ячейки другим шрифтом. После этого скроем часть строк и затем скопируем видимую(!) часть таблицы на другой рабочий лист. Делаем так.

1. Открываем документ, ставим указатель активной ячейки внутрь области с данными. Например, на ячейку « A1 ».

2. Нажимаем « Ctrl+A » (выделяем всю таблицу).

3. Нажимаем « Ctrl+1 », откроется окно « Формат ячеек » на закладке « Число ».

4. Дважды нажимаем « Ctrl+PgUp » — станет активной закладка « Шрифт » (рис. 4).

5. В окне « Формат ячеек » выбираем параметры шрифта и нажимаем « ОК ».

6. Становимся на ячейку « A2 ».

7. Нажимаем « Shift+пробел ». Excel выделит вторую строку в документе.

8. Продолжая удерживать « Shift », перемещаем указатель активной ячейки на строку « 12 ». Для перемещения нужно использовать клавишу « ↓ » (стрелка вниз).

9. Щелкаем на выделенном блоке правой кнопкой мышки, из контекстного меню выбираем « Скрыть ».

10. Оставаясь внутри области с данными, снова нажимаем « Ctrl+A » (выделяем таблицу).

11. Нажимаем « Alt+; » — выделяем только видимые ячейки.

12. Нажимаем « Ctrl+С » — копируем данные в буфер обмена.

13. Нажимаем « Shift+F11 » — добавляем новый рабочий лист. Указатель активной ячейки на этом листе изначально будет расположен на ячейке « A1 ».

14. Нажимаем « Ctrl+V ». На созданном листе появится копия фрагмента таблицы, который был виден на экране в момент копирования данных.

Пример 4 . В базу данных, изображенную на рис. 1, добавим новую запись о заказе « 11470 » на реализацию двух принтеров « Printer Canon pixma ip1900 ». Заказ сформируем на текущую дату. Делаем так.

1. Открываем документ, становимся на ячейку « A25 » и вводим номер заказа « 11470 ».

2. Переходим к ячейке « B25 », нажимаем « Ctrl+; » (символ « ; » нужно вводить на английской раскладке клавиатуры, язык набора может быть любым). В « B25 » появится значение текущей даты .

3. Переходим к ячейке « С25 », нажимаем комбинацию « Ctrl+↓ ». Откроется список товаров, которые есть в колонке « С » нашей базы данных.

4. Из списка выбираем « Printer Canon pixma ip1900 » и нажимаем « Enter ».

Среди предложенных вариантов комбинацию « Ctrl+S » я выделил не случайно — на практике она используется чаще остальных. Ведь в любом случае документ нужно периодически сохранять. Причем чем чаще, тем лучше… Возьмите за правило в процессе работы периодически нажимать
« Ctrl+S ». Много времени это не займет. Зато риск потерять данные снизится до минимума.

В эту группу я включил несколько комбинаций для работы с формулами и для организации вычислений в рабочей книге MS Excel (табл. 6).

Таблица 6

Пример 5. Отладка таблицы . Иногда при разработке сложного документа нужно увидеть расчетные формулы, а не результат их работы. Вместо того чтобы менять настройки программы, просто нажмите « Ctrl+~ ». Повторное нажатие « Ctrl+~ » вернет рабочий лист в обычный режим.

Пример 6. Смена типа адресации . Если в формуле нужно ввести абсолютную ссылку, сделайте так.

1. Перейдите в режим редактирования формулы (клавиша « F2 » или двойной щелчок левой кнопкой мышки на ячейке).

3. Последовательно нажимайте клавишу « F4 ». Excel будет изменять адрес по правилу: « A1 », « $A$1 », « A$1 », « $A1 », снова « A1 » и т. д.

4. Выбрав подходящий вариант, нажмите « Enter ».

Пример 7. Пересчет таблиц вручную . Большие таблицы Excel может пересчитывать долго. Чтобы ускорить этот процесс, отключите автоматический пересчет таблиц (меню « Формулы », группа « Вычисление », иконка « Параметры вычислений », вариант « Вручную »). А в тот момент, когда нужно обновить данные, — нажмите « F9 » или « Shift+F9 ».

Пример 8. Удобный способ вставить автосумму . Функцию « Сумм() » можно вставить через специальную иконку на ленте меню « Формулы ». Но у такого способа есть один недостаток. Если в блоке значений есть пустые элементы, автоматическая вставка функции отработает неправильно — блок для суммирования она определит по принципу непрерывной последовательности чисел. С таким неудобством наверняка сталкивался каждый бухгалтер. Хорошо, если ошибку удастся вовремя заметить и поправить блок для суммирования вручную. Гораздо хуже, если ошибка останется незамеченной и попадет в окончательный отчет. Для решения проблемы есть простой прием. Предположим, что в документе на рис. 1 я хочу просуммировать значения в колонке « Сумма ». Обратите внимание, что в этом файле есть пустые строки! Делаем так.

1. Становимся на ячейку, где должна быть формула суммирования. У нас это ячейка « F25 ».

2. Нажимаем « Ctrl+пробел » (выделяем всю колонку).

3. Не снимая выделения, нажимаем « Alt+= », а затем « Enter ».

Пример 9. Преобразуем документ в «умную» таблицу .

3. Нажимаем « Ctrl+L ». На экране появится окно « Создание таблицы », как на рис. 5.

4. Проверяем правильность диапазона, который указан в этом окне, и нажимаем « ОК ». Excel преобразует выделенный диапазон в формат таблицы . В результате на исходную базу данных будет наложен автофильтр, закреплена строка заголовков, при добавлении строк и колонок Excel будет автоматически формировать расчетные формулы.

Пример 10. Быстрый вызов контекстного меню . Трудно представить себе работу с MS Excel без контекстного меню. Обычно такое меню вызывают через правую кнопку мышки. И все же (в качестве альтернативы) я предлагаю помнить о комбинации « Shift+F10 ». Использовать ее очень просто.

2. Нажимаем « Shift+F10 », откроется контекстное меню.

4. Нажимаем « Enter ».

Комбинация « Shift+F10 » незаменима в тех случаях, когда объект трудно выделить при помощи мышки. Такая проблема возникает, например, при попытке выделить ось на гистограмме, когда на ней есть отрицательные значения. В этом случае комбинация « Ctrl+Tab » позволяет точно выделить объект, а « Shift+F10 » — открыть для него контекстное меню.

Пример 11. Открываем предварительный просмотр . При подготовке печатной версии отчета функция предварительного просмотра нужна постоянно. Кстати, ни на лентах, ни в основном меню Excel 2010 специальной иконки для предварительного просмотра нет. Чтобы не заходить в меню « Файл → Печать », просто нажмите « Ctrl+P » или « Ctrl+F2 ».

Пример 12. Разный вид одного документа . При подготовке сложных бухгалтерских бланков часто используют графические элементы. Такие элементы могут закрывать часть ячеек рабочего листа. Чтобы откорректировать данные в этих ячейках, приходится сдвигать графические фигуры, потом ставить их на место… Всего этого можно избежать, если отключить режим отображения графических элементов. Быстрее всего это сделать так.

2. Нажмите комбинацию « Ctrl+6 ». Графические элементы исчезнут с экрана.

4. Еще раз нажмите « Ctrl+6 ». Графика снова появится на экране.

Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на [email protected] , [email protected] или на форуме редакции.